關于規范會議室申請及使用的通知

 

公司各部門、各子公司:

       根據近期會議室申請及使用情況,出現個別申請內容不完整、提前溝通不到位、會議室使用沖突等問題,一定程度上影響了辦公效率和會議質量。為了進一步加強會議室的有效管理,確保各項會議順利召開,請各部門提前申請,會議結束之后及時通知綜合部。同時將幾項具體事項強調要求如下,請嚴格執行:

       1、需提前至少半天向綜合部提出申請,經綜合部準許后方可使用。臨時召開的緊急會議需要使用會議室時,需提前至少1個小時向綜合部提出申請。原則上按照系統申請流程的時間先后順序使用,如果緊急會議與提前預約會議發生沖突時,需雙方部門負責人協商解決后通知綜合部。

       2、公司領導臨時安排的緊急會議,需要使用會議室時,由會議主導部門或會議負責人員第一時間向綜合部提出申請。

       3、在發起會議申請時,需向綜合部說明會議情況,包括參會人員,是否需要使用音像視頻設備等,以便提前準備調試。

       4、會議室使用前的布置工作由會議室管理員配合會議主辦部門完成。請各會議組織部門,于會議開始前半個小時到會議室確認會議準備情況。

       5、在會議室使用過程中,請按照正常程序操作各設施設備。如出現的問題請及時向綜合部反饋。

       特此通知。

                                

                                    綜合部

                                2018年1月19日

 


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